Datenschutzerklärung
Stand: 22. August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen (SaaS-Applikation) erforderlich ist. Konvio Staging ist eine Event-Management-Plattform, über die Veranstalter (Organisationen) Messen, Karrieremessen und andere Events planen und durchführen können.
Für eventbezogene Daten (z.B. Teilnehmerregistrierungen, Ausstellerdaten, CRM-Kontakte, Formulareinreichungen) handeln die jeweiligen Veranstalter als eigenständige Verantwortliche. Konvio Staging verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ausschließlich nach Weisung der Veranstalter.
3. Erhebung und Verarbeitung von Daten
a) Beim Besuch der Website (Server-Logfiles)
Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf deinem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert:
- IP-Adresse des anfragenden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Datei
- Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der technischen Stabilität und Sicherheit der Systeme).
b) Bei Registrierung und Nutzung der SaaS-Anwendung
Wenn du dich für unseren Dienst registrierst, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Daten, um den Nutzungsvertrag zu erfüllen und dir den Dienst bereitzustellen.
Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht), Spracheinstellung, Zeitzone, Zeitpunkt und IP-Adresse der letzten Anmeldung.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen).
c) Anmeldung über Google (Social Login)
Wenn du dich über dein Google-Konto anmeldest, erhalten wir von Google deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und eine eindeutige Google-ID. Wir speichern ein Zugriffstoken zur Authentifizierung.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags). Die Anmeldung über Google erfolgt freiwillig als Alternative zur klassischen Registrierung.
d) Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden deine Angaben zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung verarbeitet.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Beantwortung).
e) Veranstaltungsregistrierung und Check-in
Wenn du dich für eine Veranstaltung registrierst oder an einer solchen teilnimmst, verarbeiten wir die im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten sowie Check-in- und Scandaten.
Name, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit, Registrierungsstatus, IP-Adresse bei Registrierung, Check-in-Zeitstempel, Besuchercodes, Standort- und Scandaten bei Nutzung von Scanpunkten.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags mit dem Veranstalter) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse des Veranstalters an der Veranstaltungsdurchführung).
f) Ausstellerregistrierung und Veranstaltungsteilnahme
Aussteller, die an einer Veranstaltung teilnehmen (einschließlich Ausstellerbewerbung), stellen uns unternehmensbezogene und personenbezogene Daten zur Verfügung.
Firmenname, Kontakt-E-Mail, Website, Standnummer, Teilnahmestatus, Paketbestellungen mit Bestelldetails.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
g) CRM-Kontaktmanagement
Veranstalter können über die Plattform Geschäftskontakte anlegen und verwalten. Die Verantwortung für diese Datenverarbeitung liegt beim jeweiligen Veranstalter.
Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Position/Funktion, Foto, Tags, Aktivitätsprotokolle, Notizen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse des Veranstalters an der Kontaktpflege) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
h) In-App-Nachrichten
Veranstalter und Aussteller können über die Plattform Nachrichten austauschen. Nachrichten können auch per E-Mail zugestellt und beantwortet werden.
Nachrichteninhalt, Absenderinformation, Zeitstempel.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).
i) Formulareinreichungen
Veranstalter können individuelle Formulare erstellen und Teilnehmer oder Aussteller zur Eingabe auffordern. Art und Umfang der erhobenen Daten werden vom jeweiligen Veranstalter bestimmt.
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer des Einreichers sowie individuelle Formularfeldantworten (abhängig von der Konfiguration des Veranstalters).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, sofern vom Veranstalter konfiguriert).
j) Nutzungsstatistiken und Analyse
Wir erheben anonymisierte und pseudonymisierte Nutzungsdaten zur Verbesserung der Plattform und zur Bereitstellung von Veranstaltungsstatistiken für Veranstalter. Es werden keine externen Analysedienste eingesetzt. Erreicht ein Besuch eine Eventseite über von uns erstelltes Werbematerial (einen gedruckten QR-Code, eine eingebettete Event-Karte oder einen Handzettel), halten wir fest, um welches Material es sich handelte. Damit wird das Werbematerial identifiziert, über das ein Besuch erfolgt ist, niemals die besuchende Person.
Seitenaufrufe, Routenname, Zugriffszeitpunkt, pseudonymisierter Besucher-Hash, verwendeter Browser, Werbematerial, über das ein Besuch erfolgt ist (z. B. QR-Code, eingebettete Karte, Handzettel).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Verbesserung und Analyse der Plattform).
k) Push-Benachrichtigungen
Wenn du Push-Benachrichtigungen für eine Veranstaltung aktivierst, speichern wir die dafür erforderlichen technischen Daten.
Browser-Push-Endpunkt, Gerätekennung, Zeitstempel.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst die Einwilligung jederzeit über deine Browsereinstellungen widerrufen.
l) Feedback und Supportanfragen
Bei Feedback oder Supportanfragen über die Plattform verarbeiten wir die von dir bereitgestellten Angaben.
E-Mail-Adresse (optional), Name, Nachrichteninhalt, Bewertung, Kategorie.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes).
m) Rechnungs- und Zahlungsdaten
Für die Abrechnung von Abonnements und Veranstaltungslizenzen verarbeiten wir Rechnungsdaten. Kreditkartendaten oder sonstige Zahlungsmittelinformationen werden ausschließlich durch den externen Zahlungsdienstleister verarbeitet und nicht auf unseren Systemen gespeichert.
Rechnungsname, Rechnungsadresse, Abonnementplan, Zahlungszeitraum, Bestelldetails.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).
n) E-Mail-Versand und Zustellungsprotokollierung
Wir protokollieren den Versand von System-E-Mails (z.B. Einladungen, Bestätigungen, Benachrichtigungen), um die Zustellung sicherzustellen und technische Fehler zu beheben.
E-Mail-Adresse des Empfängers, Versandzeitpunkt, Zustellungsstatus, Fehlermeldungen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Sicherstellung der E-Mail-Zustellung).
o) Internes Aktivitätsprotokoll (Audit-Log)
Zur Gewährleistung der Sicherheit und Integrität der Plattform protokollieren wir bestimmte Benutzeraktionen in einem internen Aktivitätsprotokoll. Dies dient der Erkennung von Missbrauch, der Fehleranalyse und der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.
Art der Aktion (z.B. Anmeldung, Datenänderung), betroffenes Objekt (z.B. Veranstaltung, Kontakt), IP-Adresse, verwendeter Browser (User Agent), Zeitstempel, zugeordneter Benutzer.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Sicherheit, Integrität und Nachvollziehbarkeit der Plattformnutzung).
Aktivitätsprotokolle werden nach 90 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein laufendes Sicherheitsverfahren eine längere Speicherung erfordert.
p) Erkennung automatisierter Datenabgriffe
Um die auf öffentlichen Eventseiten veröffentlichten Aussteller- und Personendaten vor massenhaftem automatisiertem Kopieren zu schützen, zählen wir, wie viele Ausstellerseiten ein einzelner Client in kurzer Zeit abruft. Gezählt werden ausschließlich Aufrufe öffentlicher Eventseiten, gespeichert wird nur ein pseudonymer Vermerk auffälliger Muster. Deine Nutzung der Seite wird dadurch weder eingeschränkt noch verlangsamt oder blockiert.
Gekürzter IP-Adressbereich (nie die vollständige Adresse), grobe Client-Kategorie, pseudonyme Sitzungskennung, Anzahl der Aufrufe und Zeitstempel.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an Integrität und Verfügbarkeit des Dienstes sowie am Schutz der auf Eventseiten veröffentlichten personenbezogenen Daten von Standpersonal).
Die Vermerke werden nach 90 Tagen gelöscht.
q) Newsletter und Messe-Empfehlungen
Auf deinen Wunsch senden wir dir unseren Newsletter oder gelegentlich Empfehlungen zu Messen, die dich interessieren könnten. Das sind zwei getrennte Anfragen: Du kannst das eine ohne das andere anfordern und das eine beenden, ohne das andere zu beenden. Deine Adresse kommt erst auf eine Liste, nachdem du sie über den Link in einer Bestätigungsmail bestätigt hast (Double Opt-in). Anders als bei Eventdaten sind wir für diese Verarbeitung Verantwortliche und nicht Auftragsverarbeiter: Du hast uns direkt gefragt, nicht einen Veranstalter.
E-Mail-Adresse, welche Liste du angefordert hast, Sprache, die Seite, über die du dich angemeldet hast, das Datum der Anfrage und das Datum der Bestätigung, der genaue Wortlaut der dir gezeigten Einwilligung sowie die IP-Adressen von Anmeldung und Bestätigung.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Link in jeder Nachricht widerrufen, ohne Angabe von Gründen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit dessen, was wir vorher gesendet haben.
Wir speichern deine Adresse, bis du dich abmeldest. Danach bewahren wir die Tatsache und das Datum der Abmeldung auf, damit wir belegen können, dass der Widerspruch beachtet wurde, und damit dich niemand sonst erneut anmelden kann. Eine Adresse, die nie bestätigt wird, wird nie zum Versand verwendet.
r) Deine Daten mit Ausstellern am Stand teilen
Wenn du den Code an einem Stand scannst, kannst du prüfen und bestätigen, welche Daten du senden möchtest, und optional einen Lebenslauf anhängen. Erst mit deiner Bestätigung werden die Daten gesendet. Jede Weitergabe geht nur an den Aussteller dieses Standes. Nach dem Teilen wird dir am Stand ein Link zum Entfernen deiner Daten angezeigt; wenn du die Event-App verwendest, wird er dort gespeichert. Du kannst deine Einwilligung auch widerrufen, indem du den Aussteller oder uns kontaktierst.
Die vor deiner Bestätigung angezeigten Felder: Name und E-Mail-Adresse sowie je nach Veranstaltung Telefonnummer, Unternehmen oder Bildungseinrichtung, Berufsbezeichnung oder Studienrichtung und Abschlussjahr; die Lebenslaufdatei, falls du eine anhängst; sowie Aussteller, Stand und Zeitpunkt der Weitergabe.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Weitergabe ist freiwillig. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Löschlink oder durch eine Nachricht an den Aussteller oder uns widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.
Der Aussteller ist der Verantwortliche und kann deine Daten früher löschen. Eine konfigurierte maximale Speicherdauer von Konvio beginnt mit dem Teilen deiner Daten und gilt für übernommene und nicht übernommene Arbeitsbereiche, auch solange ein Arbeitsbereich aktiv ist. Daten in nicht übernommenen Arbeitsbereichen werden außerdem nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist des Events automatisch gelöscht, wenn diese früher endet. Der Löschlink funktioniert, solange der geteilte Kontaktdatensatz existiert.
4. Empfänger und Weitergabe von Daten
Eine Übermittlung deiner persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben deine personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter) einsetzen.
Wir nutzen folgende Kategorien von Dienstleistern:
- Hosting und Serverinfrastruktur: Hetzner Online GmbH (Standort: Deutschland)
- E-Mail-Versand (Transaktionsmail): Lettermint B.V. (Standort: Niederlande)
- Datensicherung und Dateispeicher: BunnyWay d.o.o. (Standort: Slowenien)
Darüber hinaus können folgende Empfänger Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten:
- Veranstalter (Organisationen): Erhalten Zugang zu den Daten ihrer Veranstaltungsteilnehmer, Aussteller und CRM-Kontakte im Rahmen ihrer Verantwortlichkeit.
- Aussteller: Erhalten die Daten, deren Weitergabe an diesen Aussteller am Stand du bestätigst, einschließlich eines angehängten Lebenslaufs; die Besucherdaten eines Ausweises, den sein Personal an seinem Stand scannt; und alles, was sein Personal zu einem Gespräch erfasst. Der empfangende Aussteller ist für diese Daten verantwortlich; durch die Weitergabe erhalten andere Aussteller keinen Zugriff darauf.
- Google Ireland Limited: Bei Nutzung der Anmeldung über Google (OAuth). Standort: Irland (EU).
5. Internationale Datenübermittlung
Es findet keine Übermittlung deiner personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt. Sämtliche von uns eingesetzten Dienstleister und Auftragsverarbeiter sind in der EU ansässig.
7. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Im Einzelnen:
- Benutzerkonten: Dauer des Nutzungsverhältnisses, danach Löschung binnen 30 Tagen
- Server-Logfiles: 30 Tage
- Öffentliche Event-Seitenaufrufe (Nutzungsstatistiken): 2 Jahre
- Veranstaltungsdaten (Registrierungen, Check-in): Dauer der Veranstaltung zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Am Stand geteilte Daten einschließlich Lebensläufen: Der Aussteller bestimmt die Aufbewahrungsdauer; wir speichern die Daten in seinem Auftrag, solange sein Arbeitsbereich aktiv ist. Daten in nicht übernommenen Arbeitsbereichen werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Veranstaltung gelöscht. Der Löschlink bleibt nutzbar, solange der geteilte Kontaktdatensatz existiert.
- CRM-Kontakte: Bis zur Löschung durch den Veranstalter oder Beendigung des Nutzungsverhältnisses
- Rechnungsdaten: 7 Jahre gemäß § 132 BAO
- E-Mail-Zustellungsprotokolle: 90 Tage
- Push-Benachrichtigungsabonnements: Bis zum Widerruf oder Ablauf
- Aktivitätsprotokolle (Audit-Log): 90 Tage
- Feedback und Anfragen: 1 Jahr
8. Deine Rechte (Betroffenenrechte)
Du hast uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 & 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), gesondert in Abschnitt 9
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an die im Abschnitt 1 genannte Kontaktadresse.
Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. In Österreich ist dies die:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
https://dsb.gv.at/
9. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen. Dazu gehören die Bewegungsstatistiken, die ein Veranstalter aus den QR- und NFC-Scans auf seiner Veranstaltung gewinnt. Legst du Widerspruch ein, verarbeiten wir deine Daten für diesen Zweck nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Verarbeiten wir personenbezogene Daten für Direktwerbung, kannst du jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir stellen die Verarbeitung zu diesem Zweck dann ein.
Für einen Widerspruch schreib an die in Abschnitt 1 genannte Adresse und nenne, gegen welche Verarbeitung er sich richtet. Betrifft er eine Veranstaltung, die du besucht hast, gib die Gerätereferenz mit an, die dir die Event-App unter Profil anzeigt, damit wir finden können, was zu dir gehört. Ein Widerspruch kostet nichts und bringt dir keine Nachteile.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
11. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse) ist für die Registrierung und Nutzung unseres Dienstes vertraglich erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Dienst nicht bereitstellen. Bei veranstaltungsbezogenen Daten bestimmt der jeweilige Veranstalter, welche Angaben erforderlich sind.
12. Datensicherheit
Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL/TLS-Verfahren (Secure Socket Layer / Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von deinem Browser unterstützt wird. Darüber hinaus treffen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz deiner Daten, darunter verschlüsselte Datenübertragung, gehashte Passwörter und regelmäßige Datensicherungen.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung gegebenenfalls anpassen, um sie an neue Gesetze, Bestimmungen oder Änderungen unserer Datenverarbeitungspraktiken anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website abrufbar.